会議の議事録づくりは、録音データをAIに読み込ませて要点・決定事項・宿題に整形させることで、白紙から書き起こすより早く形にできます。会議が終わった後、録音を聞き直しながら議事録を書き起こす。話の流れを思い出しながら、決定事項と宿題を漏らさず拾う——地味に時間を取られる作業です。この記事では、会議の議事録づくりをAIで進める方法を、レベル1（一つ一つ手動でAIに頼む）→レベル2（専用ツールに1本化する）→MAX（録音を渡すだけで全自動）の3段階で整理します。
- AIが得意なこと：文字起こしの要約、決定事項・宿題の抽出、フォーマットへの整形
- AIに任せきりにできないこと：発言の意図やニュアンスの解釈、機密情報の取り扱い判断、宿題内容の最終確認
- 3段階の全体像：レベル1＝ChatGPT/Geminiに毎回手動で頼む → レベル2＝専用GPT/Gemに手順を組み込んで1本化 → MAX＝エージェントが文字起こしから議事録の整形までを自動で進める
- どのレベルでも、決定事項の最終確認と関係者への共有は必ず人が行います
レベル1〜MAX、何が違うのか一覧
3段階の違いを先に一覧にします。詳しい内容は、この後のセクションで順に説明します。
| レベル1：都度手動で頼む | レベル2：専用ツールに1本化 | MAX：エージェントで全自動 | |
|---|---|---|---|
| 手元に必要なもの | ChatGPT・Geminiのアカウントと、そのつど打ち込むプロンプト文 | ChatGPT・Geminiの「自分専用のAIを作る」機能（カスタムGPT／Gem）＋一度作った専用アシスタント | Claude Codeのようなエージェント環境（社内でエージェント運用の仕組みを持っている場合） |
| 1本あたりの手間 | 文字起こしの貼り付け→プロンプト実行→チェック→共有を、会議ごとに毎回フルで行う | 文字起こしを貼るだけ。出力フォーマットは初回登録済みなので毎回書き直さない | 録音データを渡すだけ。文字起こし〜要約〜整形までの連携を仕組み側が進める |
| 自動化される範囲 | 要約の生成のみ（各工程の実行は人が都度指示） | 要約生成とフォーマットへの整形まで（実行の指示は人） | 文字起こし→要約→整形までの一連の流れ（最終確認と共有は人） |
| 向いている会社 | 会議の議事録を月に数回程度作る会社 | 毎週複数の会議がある、担当者が固定できない会社 | 会議の頻度が多く、継続的に議事録を回す体制がある会社 |
議事録づくりで詰まりやすいところ
議事録の作成でよく手が止まるのは、次のような場面です。
- 話が脱線した部分を、どこまで拾うか迷う
- 「決定事項」と「単なる意見交換」の境目があいまいになる
- 誰が・何を・いつまでにやるかという宿題が、書き漏れる
- 参加していない人が読んでも分かる書き方に整えるのに時間がかかる
これらは、文字起こしをそのままAIに読み込ませ、拾うべき観点を先に指定しておくことで、かなりの部分が解消できます。ここから先は、その頼み方を3段階に分けて見ていきます。
レベル1：一つ一つ手動でAIに頼む
いちばん始めやすいのが、ChatGPTやGeminiに文字起こしのテキストを貼り付けて、そのつど要約を頼む方法です。流れは次の4ステップです。
ステップ1：録音を文字起こしする
会議ツールの文字起こし機能や、文字起こし専用のサービスを使って、録音を一度テキストに変換します。この段階では誤字や言い間違いが残っていても構いません。
ステップ2：文字起こしをAIに読み込ませ、要約プロンプトを実行する
文字起こし全文をプロンプトに貼り付けて、要点・決定事項・宿題を抽出させます（プロンプト例は次の章）。
ステップ3：決定事項・宿題を人が確認する
AIが出した要約を、そのまま共有してはいけません。決定事項の解釈違いや、宿題の担当者・期限の抜け漏れがないかを人が確認します。
ステップ4：関係者に共有できる形に整える
社内で使っているフォーマットや共有先（チャット・メール・議事録フォルダ等）に合わせて、体裁を整えて展開します。
そのまま使えるプロンプト例
あなたは会議の議事録作成を手伝うアシスタントです。 以下の文字起こしをもとに、議事録を作成してください。 【文字起こし】 （貼り付け） 出力してほしいもの： 1. 要点（箇条書き5〜7点程度） 2. 決定事項（何がどう決まったかを明記） 3. 宿題・ネクストアクション（担当者・期限が文字起こし中に出ていれば併記、出ていなければ「要確認」と記載） 4. 論点として残った・保留になった事項 条件： ・文字起こしに書かれていない内容を推測で補わない ・担当者や期限が不明な宿題は、勝手に割り当てず「担当者未定」「期限未定」と書く ・発言者の意図が読み取りにくい箇所は、断定せず「詳細確認が必要」と記載する
レベル1の中身：AIに何を任せ、何を任せないか
議事録づくりをAIに任せるとき、精度を上げるために意識しておきたい設計があります。
- 推測で埋めない指示を必ず入れる。文字起こしに書かれていない担当者や期限を、AIが「それらしく」補ってしまうことがあります。分からない部分は「未定」「要確認」と書かせる指示を、プロンプトに必ず含めます
- 「決定事項」と「意見」を分けて出させる。ひとまとめに要約させると、まだ結論の出ていない意見交換まで「決定事項」に混ざることがあります。カテゴリを分けて出力させることで、後から見分けやすくなります
- 断定を避けさせる。発言のニュアンスが読み取りにくい箇所は、AIに断定させず「詳細確認が必要」と書かせておくと、後で人が見直す際の目印になります
- 最後は必ず人に戻す。AIが作った要約は、そのまま関係者に展開せず、決定事項と宿題の担当者・期限だけは人が目視で確認してから共有します
レベル2：専用ツールに手順を1本化する
レベル1の「毎回同じ手順をプロンプトに打ち込む」を省くには、出力フォーマットやチェック観点をあらかじめ組み込んだ、自分専用のカスタムGPT・Gemini Gemを作ってしまう方法があります。難しい設定は不要で、ChatGPTやGeminiに標準で用意されている「自分だけのAIを作る」機能を使えば、数分で完成します。
「指示（カスタム指示）」欄に貼り付けるテキスト
あなたは会議の議事録作成を手伝うアシスタントです。 これから貼り付ける文字起こしをもとに、次の4項目で議事録を作成してください。 1. 要点（箇条書き5〜7点程度） 2. 決定事項（何がどう決まったかを明記） 3. 宿題・ネクストアクション（担当者・期限が不明な場合は「未定」と明記） 4. 論点として残った・保留になった事項 守ってほしい条件： ・文字起こしに書かれていない内容を推測で補わない ・発言の意図が読み取りにくい箇所は断定せず「詳細確認が必要」と記載する ・決定事項と、まだ結論の出ていない意見交換を混同しない
これで保存すれば完成です。次回からは文字起こしを貼るだけで、毎回プロンプト全文を打ち込まなくても、いつも同じフォーマットの議事録が返ってきます。ただし、「要約を作る→人が最終確認する」という構造自体はレベル1と変わりません。
MAX：エージェントによる全自動運用
Claude CodeのようなAIエージェントを使うと、録音データを渡すところから、文字起こし→要約→決定事項・宿題への整形まで、人が途中で操作しなくても一気通貫で進める構成が組めます。わたしたちの社内でも、会議の録音を文字起こしし、要点・決定事項・宿題に整形するエージェントが日々動いています。人が録音データを用意すれば、その先の要約・整形は自動で進み、出来上がった議事録を確認するところから人の作業が始まる、という運用です。
※念のため補足すると、この自動化はあくまで文字起こしから議事録の下書きまでの工程を指すもので、決定事項の最終確認や関係者への共有は、引き続き人が行っています。公開・展開のような後戻りしにくい最終アクションは必ず人が判断する設計にすることをおすすめします。
議事録AIを使うときの注意点
- 機密情報・個人情報の取り扱い：社外秘の内容を含む会議は、文字起こしデータや録音データをどのAIサービスに読み込ませるか、事前にデータの取り扱い方針を確認してください
- 発言のニュアンスはAIが誤読することがある：特に反対意見や懸念の温度感は、要約だけでは伝わりきらないことがあります。重要な議題ほど、要約と一緒に文字起こしの原文も残しておくと安全です
- 宿題の最終確認は必ず人が行う：誰が・何を・いつまでにやるかは、関係者へ展開する前に必ず人の目で確認してから共有します
よくあるご質問
録音の文字起こし自体もAIでできますか？
オンライン会議と対面会議で進め方は変わりますか？
機密性の高い会議でも使えますか？
結局、レベル1〜MAXのどこから始めればいいですか？
まとめ
会議の議事録づくりは、文字起こしをAIに読み込ませて要点・決定事項・宿題に整形させるところまでは、レベル1でもすぐに始められます。難しいのは技術よりも、「推測で埋めない」「決定事項と意見を混同しない」というAIへの指示の設計と、最後に人が確認する工程を必ず残すことです。
まずは直近の会議1本分の文字起こしで、レベル1のプロンプトを試してみることから始めてみてください。